Aumentando sua Produtividade com o Excel
Produzir mais, em menos tempo e sem comprometer a qualidade do trabalho: eis o desafio de boa parte das empresas, independente do porte e do ramo de atuação. O que nem todo gestor sabe é que uma ferramenta comum pode contribuir (e muito!) para isso: o Excel. Se você tiver funcionários bem capacitados para mexer nesse software, a produtividade poderá aumentar de forma surpreendente!
Mas de que maneira funcionários bem treinados podem aumentar a produtividade com o Excel?
• Automatização de processos
Além de lançar dados nas planilhas, esse software também faz o cálculo automático e conta com um bloco de notas analítico. Assim, a extração, soma, cruzamento e interpretação de dados se tornam processos automáticos e muito mais ágeis, o que já economiza um bom tempo de trabalho.
• Uso de técnicas de atalho
Quem já sabe mexer no Excel ou recebe uma capacitação com essa finalidade, aprende a usar técnicas de atalho. Na realidade, são combinações de teclas que acionam instantaneamente um determinado comando. Podemos citar como exemplo o CTRL + B, que salva o documento, ou o ALT, que dá acesso ao menu de opções. Além dessas, existem inúmeras outras, que tornam o trabalho na planilha bem mais rápido também.
• Preenchimento automático
Outro “segredo” que as pessoas que sabem mexer no Excel usam é o preenchimento automático. Sempre que é necessário repetir números ou a formatação em mais de uma célula, é possível escrever em uma só e arrastar para as demais, clicando no canto inferior direito. Além de poupar tempo de digitação, essa prática também reduz drasticamente a margem de erro.
• Uso de filtros
O Excel tem um recurso que permite a colocação de filtros. Se o seu funcionário montar uma tabela em que cada coluna corresponde a uma categoria, depois, cada uma dessas colunas poderá ser filtrada, mostrando apenas os tópicos selecionados. Essa função é especialmente importante para as tabelas muito grandes, porque facilita a análise de dados e a escolha do analisador.
• Fórmulas e Ferramentas de Análise de dados
Para melhorar ainda mais a produtividade com o Excel, a ferramenta conta com centenas de fórmulas prontas para otimizar ainda mais o seu trabalho. Por exemplo =HOJE() adiciona a data atual na planilha, =SOMA() realiza a adição de uma seleção de forma automática. Existe fórmula até para testes condicionais ( SE) e procuras relacionais (PROCV)
O que eu preciso para aumentar a produtividade com o Excel?
Para aumentar a sua produtividade com o Excel você precisa entender muito bem da ferramenta e dominar os seus principais recursos. Além disso, é necessário muita prática e uso diário da ferramenta, Aprende muito quem usa muito.
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